Olá! Ouço praticamente todos os dias que é impossível controlar estoque no segmento de comunicação visual.
Essa falácia que corre por aí como verdade absoluta, gera um grande prejuízo e contribui para a falência prematura de grande parte das empresas.
Por que o controle de estoque é tão importante?
1 – Você consegue prever a demanda e evitar gastos excessivos na aquisição da mercadoria – O fornecedor consegue fazer milagres quando você dá para ele prazo e compra em quantidade -;
2 – Você ganha tempo no processo de venda, pois consegue fazer orçamentos de maneira ágil e assertiva. E você sabe que tempo nas vendas é fator determinante não é?
3 – Você evita acúmulos de mercadoria que te fazem perder espaço e produtividade, ou pior, a perda da qualidade da matéria-prima pelo mal armazenamento desses insumos;
4 – Você consegue mensurar para onde seu dinheiro está indo. Pelo menos uma vez por semana ouço uma história triste do empresário que tinha um “braço direito”, “pessoa de confiança”, e descobriu que estava sendo roubado);
5 – Você conquista um controle de produção eficiente, sem desperdícios, pois consegue antecipar a compra, rastrear, e fazer pós cálculo da matéria-prima.
E é agora que você me fala:
” Mas Maria, sei a importância do controle de estoque, mas não tenho tempo para fazer esse controle! ”
Ou ainda,
” Maria, minha empresa é muito pequena e não tem dinheiro para investir nesse tipo de gestão! “
Eu sei. Se fosse fácil, todo mundo faria. Mas você não é todo mundo. E se você não fizer diferente, infelizmente o mercado vai te engolir, pois acredite, alguém vai fazer.
Que bom que você me ouviu e veio atrás de mudança. Só por isso você já está na frente. A grande maioria leu meu aviso e optou por manter as coisas do jeito que estavam.
Primeiro passo dado, agora precisamos colocar em prática. Mas como?
Vamos começar mapeando todos os seus principais serviços, processos e insumos:
Seus insumos precisam ser divididos em grupos e classificados. Isso possibilita uma visão rápida via relatórios e deve ser seguida na sua organização física também. Exemplo:
-Grupo TINTAS;
-Grupo Mídias Flexíveis;
-Grupo Mídias rígidas;
– Grupo Acabamentos.
O Fast food que você conhece hoje só é possível porque alguém percebeu a importância de organizar de maneira sistema insumos e distribuição das máquinas.
Se seu estoque de mídias está em um lado da empresa e a área de impressão em outro, com certeza você tem perda de produtividade (produtividade é tempo e tempo é dinheiro, não preciso falar mais nada não é?).
Você vai precisar converter o que compra por aquilo que você utiliza (assim fica fácil de controlar os conhecidos retalhos).
Observe a tabela:
Neste exemplo considerei a compra de um rolo de lona com 50 metros lineares e largura de 1,52. Paguei pelo rolo no total R$ 323,66.
Ao produzir um Banner utilizando esta mesma lona (vou considerar um tamanho de 0,90 X 1,20 simulando que minha máquina tem uma boca de 1,60m
Observe a simulação abaixo:
Na simulação além da utilização da lona considerando a área da minha impressão, ainda considerei margem não imprimível e perdas de insumo pelo próprio aproveitamento da mídia que estou utilizando.
Neste caso utilizei o simulador de impressão do sistema Holdprint porque otimiza o tempo meu tempo, mas você pode fazer este cálculo manualmente também.
O importante é FAZER!
Neste caso, onde o Holdprint me indicou a melhor bobina para o melhor aproveitamento possível tive uma perda de 7,89%.
Reflita sobre a sua realidade agora e me diga quanto dinheiro em 1 mês ou 1 ano representam estes 7,89% para sua empresa.
Ficou assustado? E esse foi o melhor cenário possível, imagine o cenário onde seu impressor escolhe a mídia e imprime da maneira que ele achar melhor. Quanto dinheiro você está perdendo?
Fizemos, então, um mapeamento das propriedades e também descobrimos a quantidade prevista de utilização. Próximo passo é controlar o que está sendo utilizado efetivamente na sua produção.
Esta etapa, para funcionar, precisa de um fluxo muito bem definido. Já conheci várias empresas que conseguem controlar via Excel com planilhas complexas e extensas, mas o tempo e custo que gera para fazer esse controle manualmente é muito grande e ainda assim passível de falhas. E é aí que o ERP é imprescindível.
Você consegue controlar o processo de controle de insumo de ponta a ponta, sem quebrar a cabeça decifrando planilhas e tentando entender relatórios.
No Holdprint, por exemplo, você gera o orçamento que já inclui a matéria-prima prevista e previsão de custos:
Quando seu orçamento é aprovado essa matéria-prima já é considerada no que chamamos de Empenho:
Durante a fase de produção seus operadores podem indicar se utilizaram mais ou menos do que a quantidade prevista:
E no final, além do sistema fazer a baixa automatizada desses insumos, você obtém um relatório final com seu resultado pós produção.
Você ganha tempo, você ganha segurança da informação gerada, e finalmente, você ganha dinheiro.
Se você ainda não faz o seu controle de estoque, seja por um software ou Excel mesmo, já está mais do que na hora de começar, não é mesmo?
